– gilt nur für die Schulverwaltung –
Allgemein
Was ist eine außerunterrichtliche Veranstaltung?
Außerunterrichtliche Veranstaltungen sind schulische Aktivitäten außerhalb des regulären Unterrichts.
Dazu gehören z. B.:
- Klassenfahrten und Studienfahrten
- Tagesexkursionen
- Schullandheimaufenthalte
- Schüleraustauschprogramme
- Gedenkstättenfahrten
Außerunterrichtliche Veranstaltungen sind im Vorfeld von der Schulleitung zu genehmigen. Jede Lehrkraft muss die Genehmigung selbst bei uns einreichen. Der Schulstempel muss zwingend auf der Genehmigung vorhanden sein.
Hierzu steht der Vordruck LBV1211 auf unserer Homepage zur Verfügung.
Gilt für außerunterrichtliche Veranstaltungen das Landesreisekostengesetz (LRKG)?
Ja, in Verbindung mit der Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums über die außerunterrichtlichen Veranstaltungen der Schulen.
Lehrkräfte können für außerunterrichtliche Veranstaltungen Reisekosten geltend machen, sofern die Veranstaltung dienstlich veranlasst und genehmigt ist.
Welche Kosten können erstattet werden?
In der Regel können folgende Kosten erstattet werden:
- Fahrtkosten (z. B. Bahn, Bus, ÖPNV)
- Kilometerpauschale bei Nutzung des privaten PKW
- Übernachtungskosten (max. 80 Prozent des Höchstbetrages je nach Reiseland -> Erläuterung siehe unten)
- Nebenkosten (z.B. Parkkosten, Eintrittsgelder)
Nicht erstattet werden unter anderem private Zusatzkosten oder Versicherungsgebühren.
Übernachtung und Verpflegung
In welchem Umfang werden Übernachtungskosten übernommen?
Als Aufwandsvergütung sind bis zu 80 Prozent des Höchstsatzes des als notwendig anerkannten Betrages für eine gewöhnliche Dienstreise erstattungsfähig.
Für Deutschland beträgt der Höchstsatz beispielsweise 95,00 EUR / Nacht. Davon 80 Prozent ergeben eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 76,00 EUR / Nacht.
Für jedes Reiseland sind andere Höchstsätze vorgegeben, diese finden sich in der „Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder“ (ARVVwV) in der jeweils gültigen Fassung.
Werden Verpflegungskosten erstattet?
Nein, Kosten für Verpflegung werden nicht erstattet.
Aber es besteht Anspruch auf eine Aufwandsvergütung. Diese beträgt 70 Prozent der Summe des Tagegeldes nach dem LRKG.
Für Deutschland beträgt der Tagegeldsatz für einen vollen Kalendertag 24,00 EUR. Davon 70 Prozent ergeben eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 16,80 EUR für einen vollen Kalendertag. Dieser Betrag weicht an angebrochenen Tagen oder bei erhaltener unentgeltlicher Verpflegung ab.
Für jedes Reiseland sind andere Tagegeldsätze vorgegeben, diese finden sich in der ARVVwV in der jeweils gültigen Fassung.
Abrechnung (bzw. Antragsstellung)
Kann auch elektronisch über DRIVE-BW abgerechnet werden?
Ja.
Beantragung über DRIVE-BW ist möglich, verwenden Sie dazu bei Fragen unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung DRIVE-BW.pdf (03/26, PDF, 277 KB).
Kann auch mit einem Papierabrechnung abgerechnet werden?
Sofern Sie keine Personalnummer beim Land Baden-Württemberg haben, können Sie den Papiervordruck LBV1212a zur Abrechnung verwenden. Bei Fragen verwenden Sie bitte unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung Papier.pdf (03/26, PDF, 93 KB)
Bis wann muss die Reisekostenabrechnung eingereicht werden?
Der Antrag zur Abrechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reise eingereicht werden. Danach erlischt der Anspruch auf Erstattung (sog. Ausschlussfrist).
Besondere Fälle
Was passiert, wenn eine Fahrt kurzfristig abgesagt wird?
Bereits entstandene und nicht mehr stornierbare Kosten können in der Regel erstattet werden, wenn die Reise dienstlich veranlasst und genehmigt war.
Die Abrechnung kann wie oben beschrieben durchgeführt werden.
Können mehrere Lehrkräfte gemeinsam abrechnen?
Nein.
Jede Lehrkraft muss eine eigene Reisekostenabrechnung einreichen, auch wenn die Reise gemeinsam durchgeführt wurde.
Können ausgelegte Kosten für andere Personen erstattet werden?
Nein.
Werden bspw. Eintrittsgelder von einer Lehrkräften für mehrere Lehrkräfte bezahlt, so können dennoch immer nur die Kosten erstattet werden, die höchstpersönlich angefallen sind.