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Außerunterrichtliche Veranstaltung (AuV)

Fachliches Thema 11. Mai 2016

Außerunterrichtliche Veranstaltung (AuV)

– gilt nur für die Schulverwaltung –

Was sind Außerunterrichtliche Veranstaltungen (AuV)?

Außerunterrichtliche Veranstaltungen werden außerhalb des Unterrichts durchgeführt und von Lehrkräften und ggf. weiteren Personen begleitet. Zu den sog. Außerunterrichtlichen Veranstaltungen gehören bspw. Schullandheimaufenthalte, Studien- und Lehrfahrten, Jahresausflüge, Wandertage, Betriebsbesichtigungen, Projekttage, Chor-/Orchester-/Sporttage, Schulmusik-, Schultheater- oder Schulkunstveranstaltungen.

Kann ich die Außerunterrichtliche Veranstaltung auch über das elektronische Verfahren DRIVE-BW abrechnen?

Nein. Die Genehmigung und Abrechnung der AuV erfolgt weiterhin ausschließlich in Papierform.
Bitte verwenden Sie für die Genehmigung einer AuV den Vordruck LBV 1211 und für die spätere Abrechnung der Reisekosten den Vordruck LBV 1212.

Muss die Außerunterrichtliche Veranstaltung genehmigt werden?

Ja. Für die Genehmigung der AuV verwenden Sie bitte den Vordruck LBV 1211.
Die Genehmigung der AuV kann wie bisher von einer verantwortlichen Lehrkraft für sich selbst und für die weiteren Begleitpersonen auf einem Vordruck eingeholt werden.

Kann ich die Reisekosten für AuV auch auf einem Vordruck für alle Begleitpersonen beantragen?

Nein. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung ist ein persönlicher Anspruch und muss daher von jeder Begleitperson selber beantragt werden. Das bedeutet, dass jede Begleitperson den Vordruck LBV 1212 selber ausfüllen muss.

Die einzelnen Abrechnungen aller Begleitpersonen sollten – wenn möglich – gemeinsam mit der Genehmigung ans LBV geschickt werden.
Sollten Sie Ihre Abrechnung doch erst später einreichen können und die Genehmigung ist bereits beim LBV, vermerken Sie bitte auf dem Abrechnungsantrag, bei welcher Person die Genehmigung beigefügt war.

Müssen der Abrechnung Belege beigefügt werden?

Ja. Folgende Kosten müssen bei AuV von Ihnen über entsprechende Belege nachgewiesen werden:

  • Fahrtkosten
  • Nebenkosten
  • Kosten für Unterkunft und Verpflegung

Was muss ich bei Pauschalreisen beachten?

Wenn Sie für die Durchführung einer AUV ein Pauschalangebot in Anspruch nehmen, bei dem die Kosten für die Fahrt, die Unterkunft und die Verpflegung gesamt in Rechnung gestellt werden, achten Sie bei der Abrechnung bitte darauf, dass in der Rechnung folgende Posten einzeln ausgewiesen sind:

  • Einzelpreis pro Teilnehmer
  • Kosten für die Fahrt
  • Kosten für die Unterkunft und ggf. Verpflegung

In welcher Höhe bekomme ich die Reisekosten bei Außerunterrichtlichen Veranstaltungen erstattet?

Fahrt- und Nebenkosten:

Die notwendigen Fahrtkosten und Nebenkosten werden unter Berücksichtigung der reisekostenrechtlichen Bestimmungen im vollen Umfang erstattet.

Unterkunft und Verpflegung:

Bei mehrtägigen Außerunterrichtlichen Veranstaltungen wird anstelle des zustehenden Tage- und Übernachtungsgeldes eine Aufwandsvergütung erstattet, die sich je nach Art der Unterbringung und Verpflegung und Dauer der Veranstaltung wie folgt zusammensetzt:

Dauer derVeranstaltung Art derVerpflegung Höhe der Aufwandsvergütung
für Verpflegungam An- und Abreisetag für Unterkunft und Verpflegung pro Aufenthaltstag
zweitägig egal mehr als 8 Stunden,weniger als 14 Stunden 4,20 € Unterkunft 16,00 €
14 Stunden und mehr 8,40 € weitere Verpflegung
mehrtägig Vollpension mehr als 8 Stunden,weniger als 14 Stunden 3,00 € Unterkunft mit Vollpension 32,80 €
14 Stunden und mehr 6,00 € weitere Verpflegung
Halbpension mehr als 8 Stunden,weniger als 14 Stunden 3,00 € Unterkunft mit Halbpension 25,60 €
14 Stunden und mehr 6,00 € für weitere Verpflegung 7,20 €
Übernachtung mit Frühstück mehr als 8 Stunden,weniger als 14 Stunden 4,20 € Unterkunft inkl. Frühstück 18,00 €
14 Stunden und mehr 8,40 € für weitere Verpflegung 14,40 €
Übernachtung ohne Frühstück mehr als 8 Stunden,weniger als 14 Stunden 4,20 € Unterkunft ohne Frühstück 16,00 €
14 Stunden und mehr 8,40 € für weitere Verpflegung 16,80 €
Selbst-verpflegung mehr als 8 Stunden,weniger als 14 Stunden 4,20 € Unterkunft 16,00 €
14 Stunden und mehr 8,40 € für Selbstverpflegung 12,00 €

Sofern die Verpflegung nicht in der Unterkunft enthalten ist, müssen Sie die genauen Kosten hierfür (z. B. Restaurantrechnung, Supermarktbelege, usw.) im einzelnen nicht nachweisen. Sie erhalten grundsätzlich nur den o.g. Verpflegungspauschalbetrag.