– gilt nur für die Schulverwaltung –
Was sind Außerunterrichtliche Veranstaltungen (AuV)?
Außerunterrichtliche Veranstaltungen werden außerhalb des Unterrichts durchgeführt und von Lehrkräften und ggf. weiteren Personen begleitet. Zu den sog. Außerunterrichtlichen Veranstaltungen gehören bspw. Schullandheimaufenthalte, Studien- und Lehrfahrten, Jahresausflüge, Wandertage, Betriebsbesichtigungen, Projekttage, Chor-/Orchester-/Sporttage, Gedenkstättenfahrten, internationaler Schüleraustausch, Reisen des DFJW, Schulmusik-, Schultheater- oder Schulkunstveranstaltungen.
Was hat sich seit dem 01.08.2020 geändert?
Zum 01.08.2020 trat die neue Verwaltungsvorschrift für Außerunterrichtliche Veranstaltungen des Kultusministeriums in Kraft. Mit dieser neuen Verwaltungsvorschrift übernimmt das LBV die Abrechnungen von Gedenkstättenfahrten und internationalen Schülerbegegnungen.
Das Regierungspräsidium fördert weiterhin Studienfahrten zu Gedenkstätten und den Schülergruppenaustausch. Ein Antrag auf Zuschuss muss weiterhin beim jeweiligen Regierungspräsidium gestellt werden.
Seit dem 01.08.2020 hat sich auch die Berechnung der Höhe der Reisekostenvergütung für Ihre Außerunterrichtliche Veranstaltung wurde geändert, aber dazu im Punkt „In welcher Höhe bekomme ich die Reisekosten bei Außerunterrichtlichen Veranstaltungen erstattet?“ mehr, bzw. in unserem Merkblatt LBV 1213.
Kann ich die Außerunterrichtliche Veranstaltung auch über das elektronische Verfahren DRIVE-BW abrechnen?
Nein. Die Genehmigung und Abrechnung der AuV erfolgt weiterhin ausschließlich in Papierform.
Bitte verwenden Sie für die Genehmigung einer AuV den Vordruck LBV 1211 und für die spätere Abrechnung der Reisekosten den Vordruck LBV 1212a.
Muss die Außerunterrichtliche Veranstaltung genehmigt werden?
Ja. Für die Genehmigung der AuV verwenden Sie bitte den Vordruck LBV 1211.
Die Genehmigung der AuV kann wie bisher von einer verantwortlichen Lehrkraft für sich selbst und für die weiteren Begleitpersonen auf einem Vordruck eingeholt werden.
Kann ich die Reisekosten für AuV auch auf einem Vordruck für alle Begleitpersonen beantragen?
Nein. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung ist ein persönlicher Anspruch und muss daher von jeder Begleitperson selber beantragt werden. Das bedeutet, dass jede Begleitperson den Vordruck LBV 1212a selber ausfüllen muss.
Die einzelnen Abrechnungen aller Begleitpersonen sollten – wenn möglich – gemeinsam mit der Genehmigung ans LBV geschickt werden.
Sollten Sie Ihre Abrechnung doch erst später einreichen können und die Genehmigung ist bereits beim LBV, vermerken Sie bitte auf dem Abrechnungsantrag, bei welcher Person die Genehmigung beigefügt war.
Müssen der Abrechnung Belege beigefügt werden?
Nein. Wir verzichten grundsätzlich auf die Vorlage von Belegen.
Was muss ich bei Pauschalreisen beachten?
Wenn Sie für die Durchführung einer AUV ein Pauschalangebot in Anspruch nehmen, bei dem die Kosten für die Fahrt, die Unterkunft und die Verpflegung gesamt in Rechnung gestellt werden, achten Sie bei der Abrechnung bitte darauf, dass in der Rechnung folgende Posten einzeln ausgewiesen sind:
- Einzelpreis pro Teilnehmer
- Kosten für die Fahrt
- Kosten für die Unterkunft und ggf. Verpflegung
In welcher Höhe bekomme ich die Reisekosten bei Außerunterrichtlichen Veranstaltungen erstattet?
Fahrt- und Nebenkosten:
Die notwendigen Fahrtkosten und Nebenkosten werden unter Berücksichtigung der reisekostenrechtlichen Bestimmungen im vollen Umfang erstattet.
Unterkunft und Verpflegung:
Bei mehrtägigen Außerunterrichtlichen Veranstaltungen wird anstelle des zustehenden Tage- und Übernachtungsgeldes eine Aufwandsvergütung erstattet, die sich nach Art der Unterbringung und Verpflegung zusammensetzt. Nähere Informationen finden Sie auf unserem Merkblatt LBV 1213.