Viele Schritte der Beihilfebearbeitung laufen im LBV digitalisiert und automatisiert ab. Dafür muss der Beihilfeantrag aber gewisse Anforderungen erfüllen. Tut er das nicht, wird eine manuelle Bearbeitung durch unsere Sachbearbeitenden erforderlich – was den Prozess bis zum Bescheid verlängert. Aufgrund des sehr hohen Antragseingangs führt dies aktuell häufig zu langen Wartezeiten.

Vermeiden Sie diese 5 häufigsten Fehler, um die Bearbeitung Ihres Beihilfeantrags zu beschleunigen:

1) Antrag vollständig ausfüllen

Handelt es sich um Ihren allerersten Antrag als beihilfeberechtigte Person? Gab es Änderungen, zum Beispiel einen Versicherungswechsel, Geburt eines Kindes etc.? Ist ein Unfall Grund für Ihren Beihilfeantrag? Achten Sie darauf, alle relevanten Häkchen zu setzen und ggf. die weiteren notwendigen Vordrucke mitzusenden.

2) Belegarten trennen

Arztrechnungen, Zahnarztrechnungen, Heilpraktikerrechnungen und Rezepte für Arzneimittel können vom LBV komplett elektronisch geprüft werden. Wenn Sie diese aber zusammen mit einem Beleg einreichen, der erst manuell geprüft werden muss, kann auch der elektronisch geprüfte noch nicht ausbezahlt werden. Der Beihilfebescheid kann erst ergehen, wenn alle Belege bzw. Anlagen Ihres Antrags bearbeitet wurden.

Beispiel 1: Antrag beinhaltet nur eine oder mehrere Arztrechnungen.
> Rein elektronische, schnelle Verarbeitung möglich

Beispiel 2: Antrag kombiniert einen rein elektronisch zu verarbeitenden Beleg (Arztrechnung) mit einem manuell zu prüfenden (z.B. Heilbehandlungen, Hilfsmittel, Pflegerechnungen, auch sonstige Begleitschreiben an das LBV).
> Bearbeitung durch unsere Sachbearbeitenden nötig

Insider-Tipp: Trennen Sie die unterschiedlichen Belegarten! Wenn Sie z.B. eine Zahnarztrechnung und Heilbehandlung als zwei separate Beihilfeanträge einreichen, wird der Zahnarztbeleg meist rein elektronisch und damit schneller verarbeitet. 

3) Unterlagen nicht doppelt einreichen

„Doppelt hält besser“ heißt es – aber bei unseren Sachbearbeitenden sorgt der Grundsatz unnötig für Mehrarbeit. Bitte achten Sie darauf, dass Sie nicht denselben Beleg doppelt ein-reichen oder denselben Antrag z.B. sowohl per Post als auch per App übersenden. 
Auch bei einem Widerspruch bitten wir Sie, die Unterlagen nicht erneut einzureichen. 

4) Nicht heften, klammern oder kleben

Heften Sie Papieranträge und Belege (Rechnungen, Rezepte, sonstige Nachweise) nicht zusammen und verwenden Sie keine Haftnotizen oder Klebestreifen. In Papierform eingereichte Beihilfeanträge werden im LBV zur weiteren Bearbeitung gescannt. Die oben genannten Elemente müssen vor dem Scannen von Hand entfernt werden, was wiederum die Bearbeitung Ihres Antrags verzögert.

5) Nutzen Sie Alternativen

Aufgrund der längeren Bearbeitungszeiten möchten wir Sie auch auf die Möglichkeit der Direktabrechnung mit stationären Einrichtungen hinweisen. Dabei überweist unsere Beihilfestelle die Beihilfe direkt an den Rechnungssteller. Auf der LBV-Website finden Sie hierfür Antragsvordrucke. Voraussetzung ist, dass die jeweilige Einrichtung am Direktabrechnungsverfahren teilnimmt. 

Eine Direktabrechnung ist möglich bei:

• stationären Behandlungen in öffentlichen und privaten Krankenhäusern (Vordruck LBV302a),
• stationären Behandlungen in Einrichtungen für Sucht-, Rehabilitations- und Anschlussheilbehandlungen (Vordruck LBV302b),
• vollstationärer Pflege in Pflegeeinrichtungen (Vordruck LBV302c) sowie
• stationärer Palliativversorgung im Hospiz (Vordruck LBV302d).

Nähere Informationen zur Direktabrechnung finden Sie auf der Seite Direktabrechnung - Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (landbw.de).

Gut zu wissen: weitere Hinweise zum Beihilfeantrag

• Den Bearbeitungsstand Ihres Beihilfeantrags können Sie im Kundenportal über den Reiter „Beihilfe > Bearbeitungsstand“ nachverfolgen.
• Digital eingereichte Beihilfeanträge sind in der Regel erst nach einigen Tagen im Posteingang des Kundenportals sichtbar. Vorher müssen diese „qualifiziert ausgelesen“ werden; sie haben also bereits einen Teil des Bearbeitungsprozesses im Haus durchlaufen, bis der Antrag überhaupt im Kundenportal für Sie sichtbar wird. 
  Bei hohem Antragsaufkommen kann sich schon dieser Prozessschritt verzögern.
• Beim Einreichen von Rezepten für Arzneimittel ist das quittierte Rezept ausreichend; der dazugehörige Kassenbeleg der Apotheke wird nicht benötigt.
• Verkürzen Sie einen Teil der Bearbeitungszeit und reichen Sie Ihre Beihilfeanträge elektronisch über die App „Beihilfe BW“ oder über den Beihilfeantrag online (BHO) im Kundenportal des LBV ein.
• Bitte reichen Sie sonstige Schreiben getrennt vom Beihilfeantrag ein, da sonst immer eine manuelle Bearbeitung des Beihilfeantrags erfolgen muss. Sämtlicher Schriftverkehr kann über das Kundenportal oder auf dem Postweg (Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg, 70730 Fellbach) eingereicht werden.